3 consejos y 3 ventajas de la
Digitalización para los juristas
Hace
unos días me encontré con mi amigo José, un prestigioso jurista de Sevilla y tras
los saludos de rigor, volvió a sacar el mismo tema de conversación que años
antes comentábamos en otro de nuestros encuentros.
“El
estado de mis documentos y papeles es lamentable”- Espetó, con signos de
resignación.
Y en
efecto, cuando José me lo advertía, imaginé por un momento grandes montañas de papel desparramadas por todas las
dependencias del despacho: sobre las mesas, estanterías, sillas o incluso
documentos tirados por el suelo.
De
hecho, José me aseguraba que tres trasteros lo ocupa sólo un arsenal de papeles
viejos, por lo que -¡horror! ¡podía demorarse semanas en localizarlos! y, eso
si finalmente lo lograba, ¡claro!
Así,
que me pidió ayuda y le facilité de nuevo los datos de Consulcom.
Evidentemente, no existen dos clientes iguales ni siquiera la dinámica
de trabajo es igual en un despacho de abogados que en la administración o en colegios
profesionales con los que Consulcom trabaja estrechamente.
Por ello, propongo en este blog tres consejos que pueden ser de
utilidad a vosotr@s abogados, ya que los beneficios de la digitalización en tu
sector son múltiples pero ten en cuenta que… ¡tu tiempo también es oro!:
1.- Delega. Si no tienes tiempo ahora,
para tu trabajo actual, aún menos vas a tener tiempo para hacer tu trabajo y
digitalizar documentos. Puedo comprender que
personas que no tengan sobrecarga de trabajo en tu despacho puedan escanear
documentos antiguos, eso... si saben cómo hacerlo y cómo organizarlo, ¡claro! ¿Pero
por qué correr el riesgo de delegar en personas sin cualificación, si Consulcom
te lo pone todo al alcance de tu mano? Sigue leyendo…
2.- Contrata a una empresa Experta. Probablemente, como ocurre con el bufete de mi amigo José, el
volumen de papeles sea muy alto, por ello, ¡no intentes digitalizarlos con tus
propios medios, por favor!. Que el proceso de digitalización lo realice el personal propio de la empresa
también tiene un coste. Y ¡Consulcom tiene precios sin rival! Plantéate, pues,
darle un primer empujón al archivo con una empresa especializada como Consulcom.
Puede ser necesario para arrancar el proyecto y alcanzar una masa crítica de
documentos digitalizados.
3.- Implanta un buen programa de gestión documental. Esto es lo último, pero quizás lo
más reseñable. Gestionar decenas de miles de documentos es sencillo
técnicamente, pero hacerlo bien, de una forma ágil, rápida… tiene sus
dificultades. No elijas el software sin ver una demostración y tener claro que
te va a ayudar en tu trabajo diario, y no al contrario. Hay programas tan pésimos
que, en vez de aumentar la productividad de la empresa, se convierten en una
auténtica carga. Echa un vistazo a los software que te ofrece Consulcom. Te
vendrá bien como referencia.
No en vano, Consulcom ofrece una serie de ventajas al sector
jurídico que, en la actualidad, pocas empresas y profesionales liberales pueden
dejar escapar, máxime cuando la nueva normativa ha dado luz verde a la
presentación de libros y facturas de empresa en archivos digitales (http://bit.ly/1FMJ1a5)
Aquí te dejo algunos de los beneficios más sobresalientes que
proporciona el servicio integral de Digitalización de Consulcom en el sector
jurídico:
1. Precios
a la medida del cliente y rapidez en la digitalización. La dilatada experiencia
de Consulcom y el número de clientes ha llevado a bajar las tarifas por cada
archivo digitalizado, además su tecnología punta y amplio equipo de
profesionales contribuyen a la celeridad del proceso ajustándose al período
contratado por cada cliente.
2. Ahorro
de tiempo. La creación de bases de datos, la organización y clasificación de
los archivos además de la implantación de nuestros gestores documentales de
última generación, favorecerá la rápida consulta de los documentos deseados. Incluso
la estructura distinguirá los documentos que más utilizas o “vivos” de aquéllos
“históricos” o que no sueles consultar pero que en algún momento pueden ser de
tu interés. No se trata de un trabajo adicional porque te asesoraremos en la
búsqueda intuitiva que nuestra tecnología utiliza para la búsqueda de los archivos
que necesitas y, al final, supondrá una práctica sencilla y casi automática
para los integrantes del despacho.
Hay
más beneficios que puedes encontrar en mi blog, pero creo que con
este número ya es suficiente
¡Si
alguien quiere aportar su consejo no tiene más que escribir un comentario!
Ya sabes para consultas escribe a info@consulcom.es o llama al 657 905983
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